Vielseitiges Benutzer- und Identitätsmanagement

Als Standardkomponente jeder Druck- und Scanmanagementlösung ist das Identitätsmanagement ein Teil des Sicherheitsangebots. uniFLOW Online gewährleistet einen unkomplizierten und sicheren Umgang mit Benutzerdaten.

Benutzer importieren und registrieren

Im Sinne von Flexibilität und niedrigem Verwaltungsaufwand stehen mehrere Optionen für den Import von Benutzern in uniFLOW Online zur Verfügung. uniFLOW Online kann mit bestehenden Datenverzeichnissen verbunden werden, um Benutzer aus Office 365 oder einem aktiven Verzeichnis zu importieren. Weitere Optionen sind die manuelle Erstellung von Benutzern oder der Import aus einer CSV- oder XML-Datei. Alternativ können sich die Benutzer selbst bei uniFLOW Online registrieren; eine Liste zulässiger Domänen wird erstellt, damit sich die Benutzer mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse registrieren können.

Unterstützung mehrerer Identitätsanbieter

uniFLOW Online bietet kein eigenes Identitätsmanagement und speichert keine Benutzerdaten wie Passwörter. Stattdessen verwendet es einen anforderungsbasierten Ansatz zur Identifizierung von Benutzern, wobei Anmeldedaten von mehreren Identitätsanbietern akzeptiert werden. Die Benutzer können sich mit dem vertrauenswürdigen Identitätsanbieter identifizieren, der bereits für andere IT-Dienste des Unternehmens verwendet wird.

Der Standardanbieter ist Microsoft Entra ID. Alternativ können Administratoren Active Directory Federation Services (ADFS) zur Integration mit Microsoft Office 365 oder ihrem eigenen, lokal gehosteten Active Directory verwenden. Der Providertyp OpenID lässt sich mit AuthO, Okta, OneLogin™, Ping Identity® und anderen integrieren. Darüber hinaus ist es möglich, gemeinsam genutzte Web-Identitätsanbieter wie Microsoft, Google™, Yahoo!® oder Windows Live™ ID (veraltet) zu nutzen. Sofern das lokale Active Directory des Kunden angeschlossen ist, werden alle Passwortänderungen oder Benutzerergänzungen automatisch aktualisiert und in uniFLOW Online erkannt.

Passwortlose Benutzerkonten

Ab sofort müssen sich Benutzer nicht mehr bei jeder Anmeldung komplexe Benutzernamen und Passwörter merken; sie können sich über einen einmaligen E-Mail-Link anmelden. Dieser einfache Anmelde- und Registrierungsprozess ist nun die Standardmethode für die Anmeldung aller neuen Mandanten.

1. Ein Benutzer gibt seine E-Mail-Adresse in das Anmeldefenster ein

2. Wenn die E-Mail korrekt ist, wird ein Anmeldelink an das E-Mail-Konto des Benutzers gesendet

3. Die E-Mail enthält einen Link, der 60 Minuten lang gültig ist

4. Mit dem Link wird der Benutzer direkt in uniFLOW Online eingeloggt

uniFLOW Online bietet unetrschiedliche Anwendungen, die einem Benutzerkonto zugewiesen werden müssen. Dieser Registrierungsprozess - über einen einmaligen E-Mail-Link - gilt für sämtliche Anwendungen, wie den uniFLOW SmartClient, die uniFLOW Online Print & Scan App oder die Chrome™-Erweiterung. Die passwortlose Benutzeranmeldung vereinfacht den Anmeldeprozess und reduziert IT-Aufwand.

Einfache Selbstregistrierung der Benutzer
Während des Einrichtungsprozesses geben Administratoren die zulässigen E-Mail-Domänen vor. Benutzer können dann ihr eigenes Konto erstellen, indem sie einfach ihre E-Mail-Adresse eingeben. Sie müssen lediglich die URL des Mandanten und ihre Standard-E-Mail-Adresse kennen, um sich anzumelden.

Zentrale Benutzer- und Gruppenverwaltung mit Microsoft Entra ID

Die zentrale Verwaltung von Benutzern und Gruppen über Microsoft Entra ID bedeutet, dass IT-Administratoren keine Benutzer und Gruppen in uniFLOW Online und anderen parallelen Systemen verwalten müssen.

Bisher wurden die Benutzer aus Microsoft Entra ID in uniFLOW Online geladen, was bedeutete, dass die Benutzer in uniFLOW Online manuell aktualisiert und gelöscht werden mussten. Jetzt werden Benutzer und Gruppen automatisch übertragen und zentral über SCIM 2.0-kompatible Verzeichnisse verwaltet.

Die Verwaltung von Benutzern und Gruppen kann manuell, nach Bedarf oder in mehreren Schritten erfolgen. Administratoren können folgende Aktionen durchführen: Benutzer und Gruppen erstellen, Benutzer und Gruppen entfernen, Identitäten und Attribute aktualisieren und Benutzer aktivieren/deaktivieren.