Kosten verfolgen und Papierabfall reduzieren

Das Druckaufkommen in einem Büro kann überraschend hoch sein. Eine der besten Möglichkeiten, unnötige Kosten zu senken, besteht darin, sicherzustellen, dass die Benutzer nur das drucken, was sie benötigen. uniFLOW Online hilft Administratoren, Druck-, Kopier-, Fax- und Scanvorgänge zu kontrollieren.

Kostenerfassung für Drucke und Kopien

Es können mehrere Preisprofile erstellt werden, um unterschiedliche Kosten für einzelne Drucker zu berücksichtigen. Nach der Identifizierung können zusätzliche Kopien oder Scans, die auf dem Gerät erstellt wurden, dem richtigen Benutzer, der richtigen Abteilung und dem richtigen Gerät zugeordnet werden. Druckaufträge von einem PC werden anhand der Anmeldedaten des Benutzers oder der Abteilung nachverfolgt.

Bei ULM-fähigen Canon-Geräten werden die Auftragsprotokolle (mit CPCA) gesammelt und zur Erstellung der Berichte an uniFLOW Online gesendet. Bei Druckern anderer Hersteller, die an eine uniFLOW Release Station angeschlossen sind, werden die Druck-/Kopierdaten vom uniFLOW SmartClient weitergeleitet.

Auch, wenn uniFLOW Online als reine Kostenerfassungslösung eingesetzt wird, können abgeschlossene Druckaufträge auf anderen Geräten erfasst werden; der uniFLOW SmartClient kann die Kostenerfassung an uniFLOW Online weiterleiten. Druckauftragstitel werden an uniFLOW Online gesendet, obwohl der Administrator diese Informationen so konfigurieren kann, dass sie bei der Berichterstellung nicht berücksichtigt werden.

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Kostenzuweisung anhand von Kostenstellen

Der erste Schritt zur Senkung unnötiger Kosten ist die Zuordnung eben dieser. Kostenstellen, auch bekannt als Abrechnungscodes oder Fälle, ermöglichen die Zuordnung von Druck-, Scan- oder Kopierkosten zu verschiedenen Projekten. Kostenstellen können vom Benutzer individuell pro Auftrag ausgewählt oder automatisch nach Benutzer, Gerät oder Standort zugewiesen werden.

Die Kostenstellenerweiterung ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Kostenstellen. Der Zugriff auf Kostenstellen kann pro Benutzer/Gruppe eingeschränkt werden, so dass die Benutzer nur die für sie relevanten Kostenstellen am Gerät sehen. Nach der Identifizierung können zusätzliche Kopien oder Scans, die auf dem Gerät gemacht werden, dem richtigen Benutzer, der richtigen Abteilung und dem richtigen Gerät zugeordnet werden. Die Kostenzuweisung kann die Ausgaben der einzelnen Benutzer und Bereiche aufzeigen, in denen Kosten gesenkt werden können.

Verwendung von Widgets für einen guten Systemüberblick

Innerhalb von uniFLOW Online befinden sich auf dem Dashboard Widgets, die Daten sammeln und visualisieren. Man kann zwischen Administrator- und Benutzer-Dashboards unterscheiden. Mit dem Widget zur Kostenerfassung kann ein Administrator Informationen wie das Druckvolumen überprüfen oder das S/W-Druckvolumen mit dem Farbdruckvolumen vergleichen. Dieser strukturierte Überblick über die Druck- und Scan-Gewohnheiten des Unternehmens ermöglicht es, Kosten zu senken und Druckprozesse zu rationalisieren. Auf dem Dashboard werden zudem die eigenen Druckaktivitäten und das Druckvolumen angezeigt, und damit das Bewusstsein für das eigene Druckverhalten geschärft.

Grafische Berichtsdaten

Informationen über die Druck-, Kopier-, Fax- und Scan-Nutzung eines Unternehmens sind nutzlos, wenn diese nicht in Berichten zusammengefasst werden können. Mit uniFLOW Online können Kunden verschiedene Typen von (grafischen) Berichten erstellen, die Details zu Benutzern, Geräten, "Stichproben" aus dem Druckverhalten einzelner Abteilungen und mehr enthalten. Die Berichtsinhalte können durch Filter, wie die Auswahl bestimmter Benutzer, Gruppen, Drucker oder Datumsbereiche, angepasst werden. Auch eine Filterung nach Standorten ist möglich. Zusammenfassende Berichte zeigen die Daten des Vorjahres und Stichprobenberichte fassen Daten der letzten sechs Monate zusammen.

Alle Daten aus diesen Berichten und die monatlichen Daten der letzten sechs Monate können jeden Monat einfach exportiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, die Daten automatisch in verschiedene Cloud-Speicherdienste zu exportieren. Die Daten im .csv-Format lassen sich perfekt in Unternehmensanalysetools integrieren, so dass Unternehmen ihre eigenen Berichte erstellen und Druckdaten mit anderen Unternehmensanalysedaten zusammenführen können.