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Unterstützung bei der Budgetierung

Budgets sind die perfekte Möglichkeit, um Druck- und Kopieraktivitäten zu limitieren. Bei Überschreitung des Budgets ist das Drucken/Kopieren nicht mehr möglich und die Benutzer werden benachrichtigt. Budgets können für einzelne Benutzer, Gruppen und Standorte aktiviert oder deaktiviert werden.

Abrechnung von Kopier- und Druckkosten für Studenten

In Bildungseinrichtungen, in denen Schüler und Lehrer für ihre Druck- und Kopieraufträge bezahlen müssen, ist es wichtig, die Transaktionen und die verfügbaren Mittel korrekt zu verfolgen. Nach der Anmeldung am Gerät sehen die Benutzer ihr verbleibendes Budget oben in der Druckwarteschlange. uniFLOW Online berechnet, welche Aufträge mit dem verbleibenden Budget gedruckt werden können, und lehnt alle Aufträge ab, die das Budget überschreiten.

Guthaben können automatisch über Microsoft PowerShell-Skripte oder PayPal™ aufgeladen werden, oder ein Mitarbeiter kann manuell Geld auf das Konto eines Benutzers aufladen, wenn ein Bargeldsystem erforderlich ist.

Zweifaches Kontosystem

Die Budgetfunktionalität wurde so konzipiert, dass sie mit dem Konzept des zweifachen Kontosystems funktioniert, wobei zwischen primären und sekundären Konten unterschieden wird, um zwischen Aufstockungen durch eine Organisation/Schule und Aufstockungen durch Schüler oder Mitarbeiter zu unterscheiden. Die Gelder aus beiden Konten werden kombiniert, um das verfügbare Gesamtbudget zu ermitteln, das ein Benutzer zum Drucken oder Kopieren verwendet. Das primäre Konto wird zuerst für Druck- und Kopierkosten belastet. Auf das sekundäre Konto wird zugegriffen, wenn das primäre Konto nicht mehr über genügend Geld verfügt.

Rückerstattung abgebrochener Druck- oder Kopieraufträge

Aufträge können aufgrund technischer Probleme wie Papierstau abgebrochen werden. Abgebrochene Druck- oder Kopieraufträge werden automatisch erstattet und in einem entsprechenden Transaktionseintrag ausgewiesen. Jede Kopiersitzung dauert einen bestimmten Zeitraum; mögliche Rückerstattungen werden nach dem Ende der Sitzung berechnet, was bis zu 30 Minuten dauern kann.

Im Notfallmodus, bei aktivierten Budgets, ist das Drucken von Dokumenten aus der Cloud nicht möglich, weil der Drucker uniFLOW Online nicht erreichen kann. Stattdessen müssen Nutzer ihre Dokumente vor dem Drucken in ihrer Druckwarteschlange speichern und aus dieser heraus drucken.