uniFLOW Online – Speichern von Dokumenten

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Dateien zu speichern. Der wichtigste Teil eines jeden Scansystems ist die Verbindung zu den bestehenden Dokumentenmanagement- oder Cloud-Speichersystemen, die der Kunde bereits nutzt. uniFLOW Online bietet eine große Auswahl an Scanzielen, aus denen der Benutzer wählen kann; dabei ist Auswählen und Ansteuern sicher und einfach zu bedienen.

"Scan to Myself"

“Scan to Myself" ist die am häufigsten verwendete Scanfunktion. Mit der Funktion "Scan to Myself" können Benutzer ihr Benutzerkonto mit ihren persönlichen E-Mail-Postfächern verbinden, um Dokumente zu scannen und sie direkt dorthin zu senden.

"Scan to E-Mail"

Neben dem "Scan to Myself"-Scan-Workflow können Benutzer Dokumente direkt an vordefinierte E-Mail-Adressen scannen. Der automatische und unkomplizierte Arbeitsablauf ist hilfreich und zeitsparend, wenn regelmäßig Dokumente an ein gemeinsames Postfach gescannt werden, z. B. an invoices@mycompany.com.

Das Scanprofil "Scan to Email" erlaubt die Konfiguration einer oder mehrerer E-Mail-Adressen. Je nach Konfiguration sind die Dokumentennamen vorkonfiguriert oder können am Gerät eingegeben werden. Nach Abschluss des Scanvorgangs wird das Dokument an die entsprechende Mailbox gesendet. Die E-Mail enthält das gescannte Dokument zusammen mit dem Namen des Absenders, um den Auftrag dem jeweiligen Benutzer eindeutig zuordnen zu können.

Scannen in einen lokalen Netzwerkordner

Das Scannen in einen speziellen Ordner oder ein gemeinsames Laufwerk erleichtert die Speicherung von Dokumenten in lokalen Dokumentenverwaltungssystemen (DMS). Lokale (gemeinsame) Netzwerkordner werden verwendet, damit verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten können. Viele DMS basieren jedoch immer noch auf lokalen Netzwerkinfrastrukturen, die aus verschiedenen Gründen nicht geändert werden können. Gleichzeitig verhindern Firewalls den Zugriff externer Dienste auf die lokale Netzwerkinfrastruktur. Für einige Unternehmen ist die Verlagerung gemeinsam genutzter Netzwerkordner oder sogar ihres DMS in die Cloud noch lange nicht Realität. Die Möglichkeit in einen lokale Netzwerkordner zu scannen, schließt die Lücke in hybriden Umgebungen, die aus Cloud- und On-Premise-Technologie bestehen.

Unkomplizierter Scan-Workflow

Wenn ein Dokument gescannt wird, wird es in uniFLOW Online gespeichert. Der “Local Server Agent“ ermöglicht die sichere Kommunikation zwischen uniFLOW Online und der lokalen Netzwerkinfrastruktur. Er lädt die Scans, einschließlich der XML-Datei mit den Scan-Metadaten, von uniFLOW Online herunter und speichert die Dateien in einem oder mehreren Netzwerkordnern. Von dort aus wird die Datei entweder manuell abgeholt oder von einem lokalen DMS für die weitere Dokumentenverarbeitung abgerufen. Es werden Netzwerkordner und Hot Folder unterstützt.

Die Anforderungen an das Scannen sind je nach Abteilung unterschiedlich. Benutzer der Marketing-Abteilung müssen beispielsweise kundenbezogene Projektpläne in Marketing-Netzwerkordner scannen, um sie später zu überprüfen, wobei keine Metadaten erforderlich sind. Andere Abteilungen, wie die Buchhaltung oder die Logistik, müssen Kundenrechnungen oder Lieferscheine in einen Hot Folder im Unternehmensnetzwerk scannen, damit sie von ihrem DMS weiterverarbeitet werden können. Die angehängte Metadaten-Datei enthält kundenspezifische Details, die für die korrekte Rechnungsbearbeitung durch das DMS benötigt werden.
Benutzerdefinierte Metadatenvorlagen, die in uniFLOW Online hochgeladen werden, ermöglichen einen Scanprozess, der genau auf die Anforderungen des DMS abgestimmt ist. Dies erhöht die Produktivität im Büro, hilft bei der Optimierung von Dokumentenprozessen und reduziert manuelle Fehler.

Scannen auf den Desktop PC

Das bequeme Scannen von Dokumenten direkt in einen speziellen Ordner auf dem Desktop eines Benutzers wird immer wieder gefordert. Somit müssen Benutzer keine zusätzliche Software oder eine Cloud-Lösung nutzen, um die Dateien abzurufen. Die Datei ist auf dem PC des Benutzers verfügbar und kann sofort verwendet werden.

Beim ersten Scannen auf den Desktop wird der persönliche "uniFLOW Online Scans"-Ordner des Benutzers automatisch vom uniFLOW SmartClient erstellt. Der SmartClient garantiert, dass der neueste Scanauftrag und alle weiteren Scans im selben Verzeichnis abgelegt werden. Sobald der Druckauftrag im Verzeichnis angekommen ist, wird der Benutzer über eine Windows-Benachrichtigung informiert.

Verfügbare cloud-basierte Scanziele

Cloud-Anbieter können problemlos in die persönlichen Scan-Workflows der Benutzer integriert werden. Zur Vereinfachung wiederkehrender Scanvorgänge können Scans automatisch an einen bestimmten Ordner oder an den zuletzt ausgewählten Ordner eines Scanziels gesendet werden. Die Benutzer können alternativ das Stammverzeichnis des ausgewählten Ziels nach dem gewünschten Zielordner durchsuchen. Darüber hinaus können spezifische Ordnerregeln für cloud-basierte Scanziele festgelegt werden, um Zeit einzusparen und so die Produktivität zu steigern. Regeln wie die Ordnerhierarchie und die Benennung von Ordnern können auf jeden Benutzer angewendet werden. Wenn keine Ordner vorhanden sind, werden diese während des Scanvorgangs erstellt.

Die Online-Speicherung von gescannten Dateien ermöglicht einen einfachen, weltweiten Zugriff, so dass die gemeinsame Nutzung von Daten mit Kollegen und Kunden ebenfalls erleichtert wird. Dank der gemeinsam genutzten digitalen Dateien wird weniger Papier beim Drucken verschwendet. Die Benutzer können direkt an eines der folgenden cloud-basierten Ziele scannen:

Box
Dropbox
Evernote®
Google Drive™/ Google Workspace™
Microsoft Exchange Online
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive for Business
Microsoft SharePoint Online
Microsoft Teams
SAP® Concur®
Therefore™ Online
HOME-BOX2 (Japan)
Raku Raku Seisan (Japan)
OBC Kanjo-Bugyo (Japan)

Neben den aktuell verfügbaren Scanzielen erweitern wir regelmäßig unser Portfolio. Auch On-Demand-Entwicklungen sind bei Bedarf möglich.