Bis vor kurzem wurde das Scannen lediglich zur Archivierung von Dokumenten verwendet; Ablage und Indexierung wurden manuell durchgeführt. Heute wird das Scannen immer wichtiger, da sich Anforderungen weiterentwicklen und Dokumente digital abrufbar sein müssen. Stapel von Dokumenten müssen in einem Durchgang gescannt und automatisch mit Dateinamen und Metadaten vervollständigt werden, bevor sie in verschiedenen Cloud-Diensten gespeichert werden.
Filing Assist beschleunigt in Kombination mit den leistungsstarken Canon imageRUNNER ADVANCE DX-Geräten den digitalen Übergang eines Unternehmens. Es spart Zeit, reduziert Eingabefehler und bringt Konsistenz in Ihre Ablage, so dass Sie finden können, was Sie brauchen, wann Sie es brauchen, wo immer Sie Internetzugang haben; zu Hause, am Arbeitsplatz oder unterwegs.
Filing Assist verwendet vorkonfigurierte Workflows, die Stapel von sich wiederholenden Dokumenten, darunter Rechnungen, Lieferscheine, Kommissionierlisten und Bestellungen, an beliebte Cloud-Dienste scannen. Die Dokumente werden außerdem nach vordefinierten Regeln und Informationen innerhalb des Dokuments benannt, umgewandelt und abgelegt.
Dokumente nach Typ oder Textinhalt ablegen und benennen. OCR-Erkennung und Metadatenextraktion.
Schnelles Scannen und automatische Erkennung von Dokumenten.
Verwenden Sie vordefinierte Regeln, um Dokumentenstapel in separate Dateien aufzuteilen.
Strukturierte Speicherung von Dateien in Verzeichnispfaden in beliebten Cloud-Diensten.
Nach der Authentifizierung am Gerät können Dokumentenstapel im Handumdrehen gescannt werden, indem vorkonfigurierte Scan-Workflows von Filing Assist verwendet werden. Scanaufträge werden zur weiteren Verarbeitung an die Cloud gesendet.
Sobald die Dokumente hochgeladen sind, werden sie verarbeitet. Dokumenttypen werden automatisch aufgrund der der Dokumentenstruktur und festen Textpositionen erkannt und Dateiname und Metadaten werden vorbelegt.
Zurück am Schreibtisch stehen die Scans im uniFLOW Online Scan Center zur Verfügung. Der Benutzer kann alle gescannten Dokumente durchsehen, um zu prüfen, ob der vorbelegte Dateiname und die Metadaten korrekt sind. Wenn Fehler entdeckt werden, kann die Vorschau geöffnet werden, um das OCR-Ergebnis direkt zu bearbeiten oder es kann ein anderer OCR-Block ausgewählt werden, der den Metadatenanforderungen entspricht. Danach werden die Dokumente durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" an ihren endgültigen Bestimmungsort übermittelt.
Die intelligente Formularerkennung stellt sicher, dass Dokumente erkannt und mit dem richtigen Dateinamen und den richtigen Metadaten vorbelegt werden. Die automatische Datenbelegung macht die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Ablage und Indexierung überflüssig. Dank der vorbelegten Dateinamen und Metadaten lassen sich Dokumente bei Bedarf schnell und unkompliziert suchen und abrufen.