Strukturierte Ablage und Indexierung von Dokumenten

Bis vor kurzem wurde das Scannen lediglich zur Archivierung von Dokumenten verwendet; Ablage und Indexierung wurden manuell durchgeführt. Heute wird das Scannen immer wichtiger, da sich Anforderungen weiterentwicklen und Dokumente digital abrufbar sein müssen. Stapel von Dokumenten müssen in einem Durchgang gescannt und automatisch mit Dateinamen und Metadaten vervollständigt werden, bevor sie in verschiedenen Cloud-Diensten gespeichert werden.

Filing Assist beschleunigt in Kombination mit den leistungsstarken Canon imageRUNNER ADVANCE DX-Geräten den digitalen Übergang eines Unternehmens. Es spart Zeit, reduziert Eingabefehler und bringt Konsistenz in Ihre Ablage, so dass Sie finden können, was Sie brauchen, wann Sie es brauchen, wo immer Sie Internetzugang haben; zu Hause, am Arbeitsplatz oder unterwegs.

Innovative cloud printing technology for simplicity, security and less IT infrastructure.

Cloud technology which overcomes IT skills' gaps within organizations.

Reliable and innovative cloud printing technology.

Cloud printing technology that enhances security in comparison to on-site software.

Secure technology is key: 15.8% of all documents uploaded contain sensitive material.

Technology to enable businesses to store data in defined legal jurisdictions.

Technology that maintains its innovative lead in the pace with the market changes.

Game changing cloud printing technology delivering speed and innovation gains.

Innovative cloud technology that makes physical servers unnecessary.

Adapting technology to deliver new ways of working and process change.

Cloud technology is increasing the agility of businesses.

Cloud technology gives access to more computing resources at lower costs.

Technology which ensures full compliance with regulations where data is stored.

Technology which helps smaller organizations level the playing field against larger organizations.

Automatisierung mit Filing Assist

Filing Assist verwendet vorkonfigurierte Workflows, die Stapel von sich wiederholenden Dokumenten, darunter Rechnungen, Lieferscheine, Kommissionierlisten und Bestellungen, an beliebte Cloud-Dienste scannen. Die Dokumente werden außerdem nach vordefinierten Regeln und Informationen innerhalb des Dokuments benannt, umgewandelt und abgelegt.

Intelligente Ablage

Dokumente nach Typ oder Textinhalt ablegen und benennen. OCR-Erkennung und Metadatenextraktion.

Scannen beliebiger Papierformate bis zu A3

Schnelles Scannen und automatische Erkennung von Dokumenten.

Stapelweises Scannen

Verwenden Sie vordefinierte Regeln, um Dokumentenstapel in separate Dateien aufzuteilen.

Cloud-Speicher

Strukturierte Speicherung von Dateien in Verzeichnispfaden in beliebten Cloud-Diensten.

Approximately 40% of business and IT leaders indicate that security is their primary concern.

A recent study showed that 75% of users say the business value of mobile printing is similar to PC printing.

In 2015, 12.4% of total data breaches were paper-based.

Approximately 35% of smartphone and tablet users are currently unable to print from their mobile devices.

Fully Cloud managed

Scannen am Gerät

Nach der Authentifizierung am Gerät können Dokumentenstapel im Handumdrehen gescannt werden, indem vorkonfigurierte Scan-Workflows von Filing Assist verwendet werden. Scanaufträge werden zur weiteren Verarbeitung an die Cloud gesendet.

Verarbeitung in der Cloud

Sobald die Dokumente hochgeladen sind, werden sie verarbeitet. Dokumenttypen werden automatisch aufgrund der der Dokumentenstruktur und festen Textpositionen erkannt und Dateiname und Metadaten werden vorbelegt.

Validierung am Schreibtisch

Zurück am Schreibtisch stehen die Scans im uniFLOW Online Scan Center zur Verfügung. Der Benutzer kann alle gescannten Dokumente durchsehen, um zu prüfen, ob der vorbelegte Dateiname und die Metadaten korrekt sind. Wenn Fehler entdeckt werden, kann die Vorschau geöffnet werden, um das OCR-Ergebnis direkt zu bearbeiten oder es kann ein anderer OCR-Block ausgewählt werden, der den Metadatenanforderungen entspricht. Danach werden die Dokumente durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" an ihren endgültigen Bestimmungsort übermittelt.

Effizienz steigern

Die intelligente Formularerkennung stellt sicher, dass Dokumente erkannt und mit dem richtigen Dateinamen und den richtigen Metadaten vorbelegt werden. Die automatische Datenbelegung macht die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Ablage und Indexierung überflüssig. Dank der vorbelegten Dateinamen und Metadaten lassen sich Dokumente bei Bedarf schnell und unkompliziert suchen und abrufen.